Virginie BITOTA MUKENDI
Secrétaire de Direction
MADRID
Profil professionnel
J'ai le plaisir d'exercer le métier de secrétaire depuis 15 années. Méthodique et autonome, je sais prioriser les tâches et faire preuve d'initiative dans le cadre de mes fonctions. Grâce à une excellente expression orale et écrite, je communique efficacement avec des interlocuteurs variés.
Vue d'ensemble
28
28
years of professional experience
2
2
years of post-secondary education
Expérience
SECRETAIRE
AMBASSADE DE LA R.D.CONGO
MADRID
01.2023 - Actuel
SECRETAIRE DE DIRECTION
AMBASSADE DE LA R.D.CONGO/ESPAGNE
MADRID
01.2023 - Actuel
- Traitement du courrier postal entrant, lecture et tri, transmission des documents aux personnels concernés, affranchissement et gestion des envois des lettres classiques et des recommandés.
- Classement et archivage électronique ou physique des documents importants dans le respect des procédures internes.
- Rédaction et mise en forme de documents officiels, tels que rapports, présentations et courriers.
- Rédaction, révision et mise en forme de documents divers tels que rapports, propositions, communications internes et autres.
- Prise en charge du traitement du courrier entrant et sortant (tri, distribution interne, affranchissement).
- Gestion du calendrier de la direction à l'aide des outils informatiques, prise en compte des priorités et optimisation du temps.
- Collaboration avec le service informatique pour résoudre les problèmes techniques liés au matériel de bureau (ordinateurs, imprimantes).
- Gestion du secrétariat, filtrage téléphonique selon les consignes données, prise et transmission des messages, planification des rendez-vous, mise à jour de l'agenda.
- Préparation des contrats et autres documents à signer, remise du parapheur au directeur, envoi des pièces aux destinataires.
- Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.
- Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.
- Rédaction et diffusion de courriers électroniques, lettres et rapports pour garantir une communication fluide.
- Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
- Gestion efficace de l'agenda et des rendez-vous pour le directeur général.
- Expédition du courrier du personnel et de la direction, mise sous pli, affranchissement, coordination des services de courrier.
- Frappe de courriers, rédaction et mise en forme des supports de communication interne : comptes rendus, notes, rapports, présentations.
- Partage d'informations et de documents internes avec les collaborateurs selon les règles de confidentialité et leur niveau d'accréditation.
SECRETAIRE
AMBASSADE DE LA R.D.CONGO
TUNISIE
04.2014 - Actuel
- Préparation du courrier sortant : prise en charge des affranchissements, plis classiques, lettres en recommandé.
- Accueil et renseignement des visiteurs à leur arrivée.
- Frappe de documents sur Word selon les règles rédactionnelles.
- Tenue du planning : déplacements, réunions, rendez-vous.
- Gestion administrative des dossiers : réception et classement des pièces, numérisation et archivage, saisie informatique.
- Prise de rendez-vous en tenant compte des disponibilités et des contraintes données.
Secrétaire
Cabinet du Ministre Provincial de la Fonction Publique, Emploi et Energie
Kinshasa
02.2009 - 03.2014
- Rédaction mise en forme et distribution de divers documents tels que lettres, rapports et présentations.
OPS (Superviseur des réservation/Centraliste)
HEWA BORA AIR WAYS
KINSHASA
02.1996 - 12.2007
- Rédaction de rapports d'activité visant à document les opérations et les performances auprès de la direction.
Secrétaire, OPS
TMK (Transport et Messageries au Kivu) bureau de représentation à Kinshasa
KINSHASA
07.1986 - 03.1995
- Gestion du standard téléphonique avec courtoisie : filtrage, transfert d'appel, prise de message.
Formation
D6 - PEDAGOGIE/SECRETARIAT
INSTITUT NSHINDAMENU
MBUJI-MAYI 09.1978 - 07.1980
Compétences
- Planification Des Rendez-Vous
- Techniques D'archivage
- Standard Téléphonique
- Autonomie
Informations complémentaires
- Activités associatives
Langues
Français
Courant
Espagnol
Débutant
Anglais
Intermédiaire
Arabe
Notions
Chronologie
SECRETAIRE
AMBASSADE DE LA R.D.CONGO
01.2023 - Actuel
SECRETAIRE DE DIRECTION
AMBASSADE DE LA R.D.CONGO/ESPAGNE
01.2023 - Actuel
SECRETAIRE
AMBASSADE DE LA R.D.CONGO
04.2014 - Actuel
Secrétaire
Cabinet du Ministre Provincial de la Fonction Publique, Emploi et Energie
02.2009 - 03.2014
OPS (Superviseur des réservation/Centraliste)
HEWA BORA AIR WAYS
02.1996 - 12.2007
Secrétaire, OPS
TMK (Transport et Messageries au Kivu) bureau de représentation à Kinshasa
07.1986 - 03.1995
D6 - PEDAGOGIE/SECRETARIAT
INSTITUT NSHINDAMENU
09.1978 - 07.1980