Patricia Ruiz Faulon
Secrétaire juridique
Genève
Profil professionnel
Secrétaire juridique avec une vaste expérience en gestion des dossiers et procédures juridiques. Compétente dans la rédaction de documents légaux, la mise à jour de bases de données et la communication avec les parties prenantes.
Avec plus de 27 ans d'expérience en tant que secrétaire juridique, je possède une expertise approfondie dans la gestion des documents juridiques, la coordination des procédures judiciaires et la communication efficace avec les clients et les professionnels du droit. Ma capacité à travailler sous pression et mon attention méticuleuse aux détails me permettent de fournir un soutien administratif de haut niveau dans des environnements juridiques exigeants.
Autonome et enthousiaste, mes premières expériences m'ont permis de renforcer mes acquis et d'appréhender les différents outils et techniques. En quête de nouveaux challenges, je souhaite rejoindre une organisation à laquelle je pourrais apporter mon dynamisme et mon goût du challenge.
Vue d'ensemble
29
29
years of professional experience
7
7
years of post-secondary education
Expérience
Secrétaire juridique
Etude de Me Cédric Thévoz, huissier judiciaire
Genève
11.2021 - 08.2025
- Frappe et mise en forme de constats, mise en page des photos et transmission des procès-verbaux auprès des entreprises ou personnes physiques
- Collaboration étroite avec les avocats, notaires et autres professionnels du secteur juridique.
- Mise en place d'échéanciers pour faciliter le remboursement des dettes par les débiteurs.
- Préparation et suivi des dossiers juridiques.
- Mise en œuvre des formalités administratives et procédures juridiques.
- Mise à jour de la base de données du cabinet (nouvelles informations, dossiers clients et documents financiers).
- Rédaction de rapports et procès-verbaux et communication aux parties concernées dans le respect des procédures.
- Rédaction claire et concise de rapports destinés aux clients ou aux autorités compétentes sur l'état d'avancement des procédures.
- Organisation et coordination des ventes aux enchères publiques pour le recouvrement de dettes.
- Tenue à jour de registres précis relatifs aux actes effectués, clients rencontrés et montants récupérés.
- Respect scrupuleux des règles déontologiques et du secret professionnel dans toutes les interactions.
- Gestion des dossiers judiciaires, notamment la rédaction et l'envoi de notifications aux parties concernées.
- Établissement de constats pour permettre aux victimes d'un préjudice d’obtenir réparation.
- Information des justiciables sur les décisions de justice les concernant, prise de rendez-vous si nécessaire.
Secrétaire juridique
Etude Me René Pantet, huissier judiciaire
Genève
09.2019 - 09.2021
- Gestion des procédures et notifications auprès du Tribunal des Baux et Loyers
- Gestion des rendez-vous et tenue administrative des dossiers
- Classement et archivage des documents administratifs pour assurer un suivi efficace et une récupération rapide des informations.
- Tenue de la boite mail : réponses, transferts, classement et archivage des mails.
- Impression et copie de documents avec le photocopieur, recharge des cartouches d'encre et du papier.
- Constitution de dossiers papiers et informatisés, vérification et classement des pièces.
- Suivi des affaires en cours, assistance et transmission des informations aux collaborateurs.
- Réservation des billets de transport et des hébergements pour les déplacements professionnels des salariés.
- Tenue des stocks de fournitures et de matériels, passage et réception des commandes.
- Traitement des notes de frais et suivi des dépenses des collaborateurs.
- Archivage systématique des documents pour faciliter l'accès et la consultation.
- Saisie et mise à jour des données dans les bases informatiques internes.
- Préparation et gestion des dossiers administratifs pour les réunions de comité.
- Assistance dans l'organisation des événements internes et externes de l'entreprise.
- Gestion du courrier entrant et sortant en assurant le tri, l'affranchissement et la distribution journalière aux différents services.
- Gestion des commandes de fournitures et du matériel de bureau, suivi des stocks.
- Tenue et suivi de l'agenda des dirigeants en organisant leurs déplacements, réunions et rendez-vous.
- Frappe des documents officiels sur Word, mise en forme et relecture avant diffusion.
- Réception, tri et distribution du courrier entrant et sortant.
- Prise de rendez-vous en tenant compte des diponibilités et des contraintes données.
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, traitement du courrier électronique avec professionnalisme et efficacité.
Secrétaire administrative
Association Karaté Club Collonge-Bellerive
Genève
04.2004 - 06.2019
- Gestion générale et tenue du secrétariat de l'Association sportive communale
- Préparation et envoi de documents administratifs et des rapports.
- Réception, tri et répartition du courrier entrant et sortant.
- Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous pour l'équipe.
- Archivage et classement des documents physiques et électroniques.
- Rédaction des courriers et des e-mails professionnels.
- Support à l'action commerciale, relances téléphoniques et e-mails, suivi des encours.
- Organisation et suivi des rendez-vous pour les membres de l'équipe, en optimisant la planification.
- Assistance aux réunions en assurant la prise de notes et le suivi des actions à entreprendre.
- Suivi des commandes fournisseurs, vérification des livraisons et gestion des stocks de matériel.
- Mise à jour régulière des bases de données internes pour garantir l'exactitude des informations.
- Préparation et envoi de colis postaux ou de messagerie, ainsi que réception et tri du courrier entrant.
- Rédaction et mise en forme de documents administratifs tels que les rapports, les courriers électroniques et les présentations PowerPoint.
- Gestion de la comptabilité avec suivi des dépenses et des recettes, classement et archivage des pièces et justificatifs.
- Rédaction et mise en forme de documents divers tels que rapports, courriels et comptes rendus.
- Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
- Traitement du courrier entrant et sortant, y compris le tri, la distribution interne et l'affranchissement.
- Classement méthodique des documents papier et numériques afin d'optimiser l'accès aux informations pertinentes.
- Gestion des stocks et fournitures de bureau.
- Gestion du standard téléphonique, transfert des appels, accueil et orientation des visiteurs.
- Numérisation de documents papiers, nomination et classement des fichiers dans les dossiers de la base de données informatique.
- Gestion administrative des dossiers clients, mise à jour des bases de données informatiques.
- Accueil physique des visiteurs : renseignement, orientation et conseil.
- Instruction de dossiers administratifs, contrôle des documents, saisie informatique, travaux de numérisation, classement et archivage des pièces.
- Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
- Traitement des relances clients par appels téléphoniques, envoi de mail ou de courriers.
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs avec un sens aigu du service clientèle.
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, filtrant les demandes selon leur importance.
- Classement et archivage des dossiers papier et électroniques pour faciliter leur recherche ultérieure.
- Rédaction et mise en forme de documents sur Word (lettres, courriers, notes internes), respect des normes rédactionnelles, utilisation du correcteur orthographique.
- Tâches administratives courantes : gestion du standard téléphonique, traitement du courrier et des mails, reproduction et numérisation de documents.
Greffière de Juge d'instruction
Etat de Genève
Genève
07.2002 - 12.2003
- Gestion autonome d'un cabinet de juge d'instruction, section des affaires ordinaires
- Préparer, tenir et assurer le suivi d'audiences d'instruction (établir à veiller à l'expédition des convocations, prendre des procès-verbaux d'audiences sous dictée et sous la surveillance du magistrat, assurer le service des permanences pour l'audition des détenus, y compris durant les week-ends et jours fériés, prendre en charge, répertorier et classer les documents et pièces déposées lors des audiences, etc.)
- Assurer la gestion administrative des dossiers de procédure du cabinet d'un juge d'instruction et leur suivi (mettre régulièrement à jour l'ensemble des données relatives aux procédure, procéder au classement de l'ensemble des pièces, actes et correspondances et autres documents relatifs aux procédures, dresser les inventaires des procédures, établir le bordereau de frais des procédures, préparer les dossiers en vue de leur communication au Parquet, etc.).
- Assurer le secrétariat du juge d'instruction et la tenue de son cabinet (rédiger, d'après les indications du magistrat, les ordonnances et autres actes de procédure, ainsi que la correspondance de ce dernier, contacter et répondre aux justiciables, aux avocats, ainsi qu'à toutes autres personnes et autorités intervenant dans le cadres des procédures, renseigner utilement les intervenants susmentionnés, dans la mesure où le secret de l'instruction et le secret de fonction le permettent, assister le magistrat dans la censure de la correspondance des détenus, tenir l'agenda et l'échéancier du cabinet, s'occuper de la copie et de la transmission aux personnes concernées des documents relatifs aux procédures etc.).
- Rédaction de procès-verbaux et de rapports détaillés après chaque audience.
- Présence aux procédures judiciaires pour entendre les arguments et documenter les informations nécessaires pour le juge.
- Gestion efficace des dossiers juridiques pour assurer la bonne organisation du tribunal.
- Mise en œuvre des formalités administratives et procédures juridiques.
- Organisation de l'agenda du juge pour optimiser le temps consacré aux affaires judiciaires.
- Classement et archivage précis des documents juridiques pour faciliter leur consultation ultérieure.
- Suivi rigoureux des délais légaux pour garantir le respect des échéances dans les procédures juridiques.
- Vérification minutieuse des pièces justificatives dans les dossiers, afin d'éviter tout litige futur ou vice de forme.
- Assistance au juge à l'audience et dans les actes de la juridiction.
- Soutien administratif au personnel du tribunal, y compris la gestion du courrier et la rédaction de correspondances.
- Participation active aux réunions internes du tribunal pour rester informé des dernières actualités et exigences légales.
- Enregistrement des demandes des plaignants, rédaction des actes.
- Gestion des demandes d'accès aux documents juridiques, en respectant les règles de confidentialité et le secret professionnel.
- Information aux plaignants pour la constitution de leur dossier, annonce des dates d'audience.
- Enregistrement des affaires, constitution des dossiers pour les juges.
- Mise à jour de la base de données du cabinet (nouvelles informations, dossiers clients et documents financiers).
Assistante Service des successions
Crédit Suisse Private Banking
Genève
01.2001 - 06.2002
- Gestion administrative des dossiers clients décédés pour le secteur Espagne, Amérique Latine et pour une partie des dossiers du Secteur Suisse.
- Ouverture des dossiers, blocage des comptes en succession, étude des documents successoraux, traduction des documents en langue espagnole, rédaction des lettres d'instructions.
- Cours d'anglais et suivi de séminaires de Droit dispensés par l'IFGP de Genève.
- Gestion administrative des dossiers : recueil et vérification des documents, saisie informatique, classement et archivage.
- Élaboration de rapports d'activités, permettant une meilleure gestion et un suivi des tâches effectuées.
- Création et mise à jour régulière de bases de données pour un suivi précis des informations clients.
- Établissement de plannings précis pour optimiser l'utilisation du temps et faciliter la coordination des activités quotidiennes.
- Participation à différentes commissions pluridisciplinaires, aux réunions de service, aux réunions thématiques et aux instances juridiques.
- Suivi rigoureux des dossiers administratifs, en respectant les délais impartis pour le traitement des demandes.
- Organisation et planification des réunions internes et externes, en veillant au bon déroulement des événements.
- Prise en charge efficace des appels téléphoniques entrants, en filtrant les appels non pertinents ou indésirables.
- Gestion des déplacements professionnels, en réservant les moyens de transport et hébergements nécessaires pour les collaborateurs.
- Classer méthodiquement tous les documents physiques ou numériques pour faciliter l'accès aux informations importantes rapidement.
- Collaboration étroite avec les différents services pour assurer une communication fluide et cohérente.
- Accueil physique du service, gestion du standard téléphonique, prise de rendez-vous, gestion du planning, traitement du courrier et des mails.
- Rédaction de comptes rendus et de rapports clairs et concis suite aux réunions ou entretiens professionnels.
Secrétaire - Service succession
Etude de MMes Mottu, Comte & Van Berchem, Notaires
Genève
10.1998 - 08.2000
- Gestion administrative des dossiers : réception et classement des pièces, numérisation et archivage, saisie informatique.
- Classement et archivage des documents administratifs pour assurer un suivi efficace et une récupération rapide des informations.
- Accueil physique des visiteurs, gestion des formalités d'entrée et orientation dans les locaux de l'entreprise.
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, traitement du courrier électronique avec professionnalisme et efficacité.
- Prise de rendez-vous en tenant compte des diponibilités et des contraintes données.
- Réception, tri et distribution du courrier entrant et sortant.
- Frappe des documents officiels sur Word, mise en forme et relecture avant diffusion.
- Tenue et suivi de l'agenda des dirigeants en organisant leurs déplacements, réunions et rendez-vous.
- Gestion des commandes de fournitures et du matériel de bureau, suivi des stocks.
- Gestion du courrier entrant et sortant en assurant le tri, l'affranchissement et la distribution journalière aux différents services.
- Tenue de la boite mail : réponses, transferts, classement et archivage des mails.
- Constitution de dossiers papiers et informatisés, vérification et classement des pièces.
- Suivi des affaires en cours, assistance et transmission des informations aux collaborateurs.
- Impression et copie de documents avec le photocopieur, recharge des cartouches d'encre et du papier.
- Saisie et mise à jour des données dans les bases informatiques internes.
- Assistance dans l'organisation des événements internes et externes de l'entreprise.
- Organisation et préparation des réunions, incluant la réservation de salles et la rédaction de comptes-rendus.
- Traitement des demandes et réclamations des clients avec un service de qualité.
- Archivage systématique des documents pour faciliter l'accès et la consultation.
- Coordination des activités entre différents départements pour garantir une communication fluide.
Apprentie de commerce
Etude Poncet, Turrettini, Amaudruz, Neyroud & Associés, Avocats
Genève
08.1996 - 08.1998
- Gestion des appels téléphoniques et des courriels, partage d'informations, envoi des demandes aux départements appropriés.
- Traitement et résolution des demandes clients, garantissant une satisfaction optimale et rapide.
- Gestion du secrétariat : réception des appels téléphoniques, traitement du courrier et des mails, gestion du planning.
- Assistance dans la gestion des tâches administratives, notamment pour la prise de notes et la rédaction de compte rendus de réunion.
- Mise à jour des données sur le logiciel informatique afin de faciliter le suivi des opérations.
- Saisie des données, classement, archivage et numérisation des documents, rédaction de compte rendus de réunion.
- Accueil des visiteurs et des clients, vérification des rendez-vous, orientation dans les locaux.
- Gestion des fournitures de bureau et commande de nouveau matériel.
- Organisation des réunions et des rendez-vous, préparation des agendas et des documents nécessaires.
- Traitement et classement des documents administratifs pour garantir une organisation efficace des informations.
Formation
Architecte d'intérieur - Bachelor en architecture d'intérieur
Swiss Design Center
Lausanne 09.2020 - 06.2023
Certificate of Achievement (intensive English) - English Language and communication
Kaplan International Languages
London, Covent Garden 01.2017 - 03.2017
CFC - Swiss Federal Certificate of Competence - Federal VET Diploma in Business Administration
CEC Emilie-Gourd
Genève 08.1994 - 08.1998
Compétences
- Logiciels de gestion juridique
- Réactivité aux demandes
- Gestion des agendas
- Empathie envers les clients
- Base de données juridiques
- Présentation soignée des documents
- Recherche documentaire efficace
- Prise de notes rapide
- Traitement de texte avancé
- Analyse critique des informations
- Polyvalence dans les missions confiées
- Écoute active des besoins
- Suivi procédural rigoureux
- Confidentialité absolue
- Initiative dans la résolution des tâches administratives
- Rigueur
- Discrétion
- Gestion des priorités
- Rédaction d'actes juridiques
- Frappe de documents
- Procédures judiciaires
- Classement de documents
- Suivi des dossiers clients
- Sens de la confidentialité
- Gestion administrative
- Travaux de dactylographie
- Mise à jour du fichier clients
- Alimentation du fonds documentaire
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Capacités organisationnelles
- Tenue des dossiers juridiques
- Rapidité de frappe
- Discrétion professionnelle
- Communication orale et écrite
- Gestion des déplacements professionnels
- Terminologie du droit
- Aisance relationnelle
- Tenue d'agendas complexes
- Méthode
- Autonomie
- Sens du service client
- Assertivité
- Dynamisme
- Résolution de problèmes complexes
- Sens de l'organisation
- Maîtrise des outils informatiques
- Relecture et correction de documents
- Connaissance du droit civil
- Communication téléphonique
- Esprit d'équipe
- Persévérance
- Gestion de l'agenda
- Facturation clients
- Cohésion d'équipe
- Recherche documentaire
- Esprit critique
- Connaissance de la terminologie juridique
- Normes rédactionnelles
- Outils de communication à distance
- Méthodes d'archivage
- Communication écrite et orale
- Communication orale
- Classement et archivage de documents
- Gestion de bases de données
- Gestion de planning
- Rédaction de contrats
- Organisation d'emplois du temps
- Modalités d'accueil
Informations complémentaires
- Activités associatives
- Passion pour le dessin
- Karaté : membre actif d'un club de karaté et instructrice
- Peinture
- décoration d'intérieur
- dessin technique
- coach de HIIT pendant ans en milieu associatif au sein de la Commune de Collonge-Bellerive
- Présidente du Karaté-Club Collonge-Bellerive pendant plus de 15 ans
- Fondatrice du FITBOXING Club de HIIT à Collonge-Bellerive
- Homestaging
- marche
- natation
- salle de sport
- padel en salle
Langues
Français
Langue maternelle
Espagnol
Langue maternelle
Allemand
Élémentaire (A2)
Anglais
Opérationnel
Chronologie
Secrétaire juridique
Etude de Me Cédric Thévoz, huissier judiciaire
11.2021 - 08.2025
Architecte d'intérieur - Bachelor en architecture d'intérieur
Swiss Design Center
09.2020 - 06.2023
Secrétaire juridique
Etude Me René Pantet, huissier judiciaire
09.2019 - 09.2021
Certificate of Achievement (intensive English) - English Language and communication
Kaplan International Languages
01.2017 - 03.2017
Secrétaire administrative
Association Karaté Club Collonge-Bellerive
04.2004 - 06.2019
Greffière de Juge d'instruction
Etat de Genève
07.2002 - 12.2003
Assistante Service des successions
Crédit Suisse Private Banking
01.2001 - 06.2002
Secrétaire - Service succession
Etude de MMes Mottu, Comte & Van Berchem, Notaires
10.1998 - 08.2000
Apprentie de commerce
Etude Poncet, Turrettini, Amaudruz, Neyroud & Associés, Avocats
08.1996 - 08.1998
CFC - Swiss Federal Certificate of Competence - Federal VET Diploma in Business Administration
CEC Emilie-Gourd
08.1994 - 08.1998