Administrativa y recepcionista
Constedif
Terrassa, Barcelona
09.2024 - 11.2024
- Gestión de agendas de trabajo y organización de reuniones para equipos directivos.
- Elaboración y procesamiento de documentos y correspondencia interna y externa.
- Atención telefónica y presencial a clientes, proporcionando información y resolviendo consultas.
- Cumplimiento de tareas contables básicas, incluyendo facturación y gestión de cobros y pagos.
- Coordinación de viajes de negocios, incluyendo reserva de vuelos y alojamiento.
- Mantenimiento de bases de datos actualizadas, asegurando la precisión y confidencialidad de la información.
- Realización de inventarios de suministros de oficina y gestión de pedidos para reposición.
- Apoyo en la organización de eventos corporativos, desde la planificación hasta la ejecución.
- Redacción de reportes y presentaciones para la dirección y otros departamentos.
- Registro y archivo de documentación física y electrónica, garantizando su fácil acceso.
- Supervisión de la recepción y envío de paquetería y correspondencia.
- Control de acceso de visitantes y empleados, asegurando la seguridad de las instalaciones.
- Procesamiento de nóminas y gestión de documentación relacionada con el personal.
- Implementación de procedimientos administrativos para mejorar la eficiencia operativa.
- Seguimiento de incidencias y soporte en la resolución de las mismas, mejorando la satisfacción del cliente.
- Desempeño de tareas administrativas, de clasificación documental y archivo físico y digital.
- Recepción cordial de los clientes, proveedores y visitantes, dirigiéndolos al área correspondiente.
- Mantenimiento de registros de pago, facturas y documentación asociada a la empresa.
- Elaboración de informes y documentos administrativos.
- Atención y asesoramiento a clientes en forma presencial, por vía telefónica o correo electrónico.
- Organización de tareas de acuerdo al calendario y la agenda de la empresa.
- Realización de los pedidos necesarios de material para la empresa y gestión del inventario.
- Coordinación de servicios de mensajería interna y externa, y clasificación de correspondencia.
- Filtrado y canalización de llamadas y correos electrónicos hacia los diferentes departamentos.
- Redacción de informes y actas de reuniones, y envío de estos al personal correspondiente.
- Atención a clientes en persona, por teléfono y correo electrónico.
- Organización y archivo de la documentación administrativa para su fácil acceso.
- Respuesta a consultas, reclamaciones y problemas generales de los clientes.
- Programación de citas con los clientes y organización de la agenda.
- Cobro a clientes y actualización del saldo de sus cuentas en el sistema.
- Realización de pedidos de los materiales y elementos necesarios para el funcionamiento de la oficina.
- Registro y actualización de la información de clientes en el sistema de la empresa.
- Resolución de problemas de los clientes o traslado al personal adecuado.
- Gestión de la correspondencia entrante y derivación a la persona o área que corresponda.
- Colaboración con otros profesionales para mantener un flujo de trabajo eficiente.
